Lista de convidados – como administrar?

É uma delícia organizar qualquer tipo de festa, mas lista de convidados é sempre um problema, afinal, a família é grande, os amigos são muitos, tem os vizinhos (que quando são chatos não é problema não convidar, mas quando são pessoas bacanas…), os colegas de trabalho e assim por diante.  Aqui em casa, nossas listas estão sempre em excesso e nos vemos com o dilema: quem cortar e como fazer esse corte sem causar desconforto com as pessoas ou sem estourar nosso orçamento?

Os motivos são básicos: orçamento e/ou nem sempre o lugar comporta todo mundo da lista.

Pelo segundo ano consecutivo, a festa do meu Ben será no salão de festas no prédio da minha tia. Isso pra mim é uma mão na roda. Além de ser perto da minha casa, eu e essa minha tia somos muito próximas e ela conhece a maioria dos nossos amigos. Por outro lado, não me sinto muito a vontade de chamar a lista toda pra festa, afinal não é a minha casa. E por mais intimidade que eu tenha com a minha tia, é preciso um pouco de discernimento.

Fazer festa é caro! Por mais que você planeje uma festa com poucos recursos financeiros (que é o meu caso), sempre tem que apertar para o orçamento não estourar. E quanto maior a lista de convidados, maior o investimento.

Outro dia estávamos fazendo a lista de convidados do aniversário do Benjamin e nos vimos diante desse dilema. Marido logo sugeriu: “é simples, vamos cortar da lista as pessoas que não foram em 2012”. Não é tão simples como parece. A maioria das pessoas que não foram tiveram motivos pessoais que as impediram de ir. E teve também uma minoria da família, inclusive, que não foi por preguiça.

Compartilhei o meu drama no Facebook e recebi duas sugestões pertinentes. Uma foi da Mãejestade, Rose Misceno, que indicou o seguinte critério: quem fica mais de 3 meses sem contato com a família, sem nem sequer ligar, corta-se da lista. O outro critério foi de um amigo: convidar apenas quem tem crianças.

Adorei os dois critérios! Mas ainda assim fica complicado. A minha família é enorme e a geração de crianças começou a crescer depois do Benjamin, são quatro crianças apenas. Temos muitos amigos, mas poucos com filhos. Ou seja, a festa ficaria vazia.

Depois de quebrar a cabeça e de algumas discordâncias entre eu e o marido, chegamos num resultado final. E agora resolvi compartilhar aqui.

1. Faça a lista com todos os nomes que vierem à cabeça

Coloque todas as pessoas que você gostaria de convidar, lembrando-se de colocar as pessoas óbvias: avós e tios. Não adianta nada começar a cortar convidados da lista e só depois lembrar que ainda tem os 4 avós e 6 tios que não estavam contemplados na lista;

2. Divida a lista

Eu sempre divido a lista por grupos: família, amigos, trabalho, escola, etc;

3. Família
Aqui é fácil porque a família por parte da minha mãe é pequena: ela, eu e minha irmã. A do meu pai é bem maior, vários tios e primos. A família do marido por parte da mãe é pequena e por parte do pai, ele não tem contato. A minha dica é convidar sempre do grau maior de parentesco, ou seja, família de primeiro grau. Lembrando-se que primos adultos valem por dois, pois já levam acompanhantes;

4. Colegas de trabalho

Eu era a única pessoa que até outro dia acreditava em “amigos” dentro da empresa. Existem poucos. Eu tenho amizades valiosas que fiz em empresas que já trabalhei (e estão na lista), mas atualmente  tenho colegas de trabalho. Avalie o quanto é importante a presença dessa pessoa na festa do seu filho. Pule para a casa de número 8;

5. Os amiguinhos da escola

Se você for fazer festa na escolinha, não tem sentido convidar os amiguinhos para a festa oficial. Optar pela festa da escolinha pode parecer um gasto a mais, no entanto, se colocar na ponta do lápis, é um gasto financeiro mínimo comparado à dor de cabeça que você vai ter ao chamar um coleguinha e outro não. E seu filho vai ficar feliz ao comemorar o aniversário próximo a todos que convivem com ele diariamente: amiguinhos e tias;

6. Não se intimide!

Quem me vê falar isso pensa que sou um porto seguro. Não sou! Eu fico cheia de dedos e com medo de alguém se chatear. Mas tome cuidado ao convidar aquela pessoa que você adora, mas que você sabe que vai levar mais três penetras com ela;

7. RSVP

Colocamos essa opção no convite desse ano. Algumas pessoas já confirmaram e outras (poucas) já responderam que não poderão ir. Não sei se vai funcionar, mas a ideia é ótima! Isso é determinante para direcionar a quantidade dos comes e bebes, mesas e cadeiras, serviço de garçons, lembrancinhas, etc;

8. Chegou a hora do corte! Questione-se!

– Há quanto tempo não vejo essa pessoa?
– Quantas vezes ela viu meu filho?
– Qual foi a última vez que nos falamos?

Na dúvida se chama ou não um colega de trabalho, comece relembrando:
– Quantas pessoas do seu trabalho foram visitar você (ou sua esposa) na maternidade.
– Qual o último programa que vocês fizeram juntos (sem contar happy hour)?
– Qual a última vez que esse colega te convidou para algo na casa dele?
– Esse colega tem filhos? Você conhece os filhos dele?

Eu fugi um tiquinho do critério da Mãejestade, que seria o tempo que não vejo determinada pessoa, mas levei em consideração se a pessoa foi na festa do ano passado e se tem criança – se preencheu esses dois requisitos, convidei.

E aí, como vocês saem dessa saia justa que é a lista de convidados?

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2 Comentários

  1. Ana Paula

     /  21 de maio de 2013

    eu usei suuuuper esse critério do tempo!!! e sabe q eu acho q funcionou??
    mas ainda assim tem gente q ficou de fora… e eu fico pensando se ñ teria q convidar… e gente q tá lá na lista e eu pensando se deve mesmo continuar… #dilema
    hj tenho q passar a régua… pq preciso apressar a confecção dos convites!! final… comemoraremos os 3 aninhos do Miguel dia 22/06… 1 mês!!!!! ai ai ai…
    ahhh… o tema será Festa Junina!!!

    Responder
  2. Mislene

     /  21 de maio de 2013

    Quando fiz a festa de um ano do Miguel , me deparei com o mesmo dilema: Quem convidar? Ou melhor, quem cortar?
    Como a festa foi feita em um Buffet e o número de convidados esta diretamente relacionado ao valor contratado, precisei pensar, analisar por diversos aspectos e adotar critérios na escola dos convidados. Fiz uma lista minha e do meu marido separada. Na frente de cada nome, coloquei a relação existente entre esta pessoa e eu (tia, primo, amigo). Na frente do grau de parentesco, inclui o percentual de abstenção, utilizando os percentuais prováveis desta pessoa não vir e por último coloquei o grau de importância (indispensável, dispensável…rs). Enfim, pra chegar à um algaritimo conclusivo eu avaliava a minha relação com esta pessoa, a probabilidade dela faltar e sua importância no contexto geral. Não foi uma avaliação fácil mas não deixou de ser um critério.
    Pois bem, após concluir a lista Marido e eu, juntamos os nomes para ver o total. Com base no total e na faixa de valores do Buffet concluímos o que tinha que ser feito, quanto teríamos que reduzir para poder adequar ao nosso orçamento. Cada um tinha o seu % de corte e assim, com base nas variáveis propostas começamos as exclusões…
    Bom, o resumo da ópera é que esta análise não foi 100% assertiva mas ficou próxima do real e ajudou a evitar que gastássemos mais do que podíamos.

    Responder

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